タスクの見える化で業務効率化を実現
株式会社ビヨンド様は、「ITを通じて新しい価値を創造する人々を支えること」を理念とし、クラウド／サーバーの構築・運用やシステムの開発を手掛けている企業です。
「24時間365日体制で多くの企業をサポートしているからこそ、業務の細かいチェックや進捗状況をウェブ上で確認できるCheckWorkは今後欠かせないツールになる」との想いから導入いただきました。その後実際にご使用いただいたご感想・ご意見を、ご担当者様にうかがいました。
導入の背景
クラウドやサーバー等のサービス導入前のチェックや、運用にかかわる業務のチェックを日々行っています。
その際に必要なチェック項目は、Excelのデータ表をサーバーに置いてスタッフ間で共有し、印をつけていくという方法をとっていましたが、担当者によって精度に差が出てしまうという状況でした。またその作業自体にも時間がかかり、短縮を図りたいと考えていました。
そこで、チェックする内容の共通化、平準化を行いたいと思いCheckWorkの導入を決めました。
導入の効果
・タスクの見える化で業務効率化
チェックする内容の共通化が図れたと同時に、ただチェック項目に印を付けるだけでなくコメントを入れることができるため、その時の状況がより把握しやすくなりました。また、メンバーの業務の進捗管理が容易に行えるようになりました。
・業務を細分化して精度UP
チェック項目が簡単に増やせるので、チェック項目自体を見直していくことで業務を細分化でき、精度を上げていくことができます。
・管理の一本化で時間短縮に
今までのExcelデータでのチェック方法だと、いくつもあるファイルから、必要なファイルをその都度探していましたが、導入後はCheckWorkに一本化されたことで、その手間が省け時間が短縮されました。
今後の展望
今後は、サーバー構築の要件定義や、また運用にかかわる業務だけでなく、新入社員の教育や経理などの事務的な業務などを含め、60～70％の業務でCheckWorkを利用していきたいと考えています。
CheckWorkご担当者様の声
導入段階ではメンバーに浸透させることに苦労しましたが、慣れてくると組織の業務効率化の効果が目に見えて実感できました。まだ導入して間もないですが、タスクの見える化、また共通化に対する意識が変わってきたのではないかと感じています。今後は、業務の属人化の解消や、未経験でもすぐに業務にあたることができるようマニュアルでの利用など、必要なポイントを見極めつつ活用していければと思います。
